Ogni digital PR manager dovrebbe sapere come inviare un comunicato stampa ai contatti. Eppure, troppo spesso, questi principi della buona comunicazione online e della promozione attraverso i canali del web vengono ignorati.

Quindi inizia l’invio di elementi ai limiti dello spam: con preghiera di pubblicazione, massima diffusione e altre formule inflazionate non ti aiuteranno a ottenere il risultato sperato. Nel mondo delle digital PR il comunicato stampa ha il suo peso. E deve essere scritto in un certo modo.

Ma anche le tecniche di diffusione e divulgazione hanno il loro peso. Quindi come inviare un comunicato stampa? Ecco una serie di regole da seguire con grande attenzione per avere buoni risultati.

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A chi mandare il comunicato stampa

Come tradizione, questo documento viene condiviso con i giornalisti che devono scrivere un articolo dedicato a un argomento. Questa è la versione ufficiale di un ente, organo, azienda, professionista o associazione per aggiornare i professionisti della comunicazione attraverso una voce unica.

Nel lavoro di digital PR, però, il comunicato stampa non si scrive solo per questa categoria di comunicatori. Anche le campagne di influencer marketing hanno bisogno di questo documento perché chi collabora alla diffusione di un brand deve conoscere i punti salienti del progetto da pubblicizzare.

Lo stesso discorso vale per i blogger che vuoi coinvolgere in un’iniziativa promozionale. Ad esempio, stai organizzando un blog tour e vuoi ragguagliare i collaboratori? Devi sapere come inviare un comunicato stampa in modo da rispettare una serie di regole che riguardano il successo della tua attività

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Come spedire comunicati via email

Questa è la regola base: lo strumento per diffondere il comunicato stampa è l’email. Di solito i giornalisti sono ben felici di ricevere fonti di prima mano, ma la regola da rispettare è questa: non fare spam. Cura la tua lista di contatti, inserisci account ufficiali (classici press@nomedominio.it) senza improvvisare.

Quindi non mandare messaggi a persone che non hanno alcun interesse alle tue comunicazioni. Se possibile, usa programmi di invio massivo di email per spedire liberamente senza apparire come spam.

Per i giornalisti, abituati a questa comunicazione, può essere un buon modo di procedere. Blogger e influencer, invece, si devono affrontare diversamente. Non lavorano sulla quantità e non hanno bisogno di essere sempre sul pezzo. Bisogna lavorare con un approccio vicino al permission marketing.

Ciò significa creare una relazione, inviare una serie di email precedenti per capire come e perché queste persone potrebbero interessarsi al tuo lavoro. In sintesi, come inviare un comunicato stampa via email a un blogger? Di certo non con la solita preghiera di pubblicazione asettica e senza personalità.

Regole base per inviare un comunicato: non inserire altri account di posta in copia conoscenza in chiaro, rispetta la privacy. Al massimo usa la funzione Ccn. Ovvero copia conoscenza nascosta. Inoltre, se ricevi il comunicato da un collega o un superiore non reindirizzare l’email lasciando la dicitura Fwd:.

Allegati, corpo mail, oggetto messaggio

Andiamo al sodo, come inviare un comunicato stampa via email e fare in modo che venga aperto in tempo? I giornalisti hanno un tratto in comune: una casella di posta elettronica sempre piena. Stracolma. Quindi devi rispettare una serie di passaggi per rendere più semplice il lavoro. Da dove iniziare?

Cosa mettere nell’oggetto

Per avere maggiori probabilità di ricevere una risposta positiva (o semplicemente di essere letto) conviene scrivere un oggetto email efficace. Niente urgenze e maiuscole con punti esclamativi. In questa stringa di testo devi solo dire con chiarezza che c’è un comunicato stampa relativo a una notizia.

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Ecco un esempio di oggetto email da usare per l’invio di un comunicato stampa. In pratica la notizia è già qui, il giornalista deve solo decidere se interessato o meno. Ma capisce subito di cosa stai parlando.

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Il comunicato: oggetto o allegato?

Il dubbio di ogni addetto stampa e digital PR. Dove metto il testo del comunicato, nel corpo email o in allegato? Molti preferiscono la prima soluzione per comodità, il giornalista vede subito il contenuto. Ma questa realtà ha diversi lati negativi. In primo luogo la composizione del messaggio.

Un editor email non è completo e ben strutturato, può diventare difficile inserire i loghi istituzionali. Senza dimenticare che questa procedura è completamente spersonalizzata. Soprattutto se si comunica con blogger e influencer. Quindi la mia combinazione per inviare un comunicato stampa è semplice:

1. Presentazione personalizzata nel corpo email.
2. Comunicato in allegato al messaggio.

Meglio file PDF o DOC? Quest’ultima idea è preferita così diventa più facile il copia e incolla per la pubblicazione. D’altro canto questa soluzione, per quanto diffusa, è da evitare se si lavora sul web.

Il motivo è semplice. Pensa a tutti i contatti che ricevono un comunicato. Saranno persone che pubblicheranno lo stesso testo sul proprio sito di notizie. Risultato? Una marea di pagine duplicate. Per evitare qualsiasi problema, credo che sia giusto ricordare la definizione di questo documento:

Un comunicato stampa è un testo redatto (…) per informare su un fatto oppure su un avvenimento in maniera ufficiale (…). Firmato da un addetto stampa, riporta tutti i dati utili per comporre articoli giornalistici inerenti alle novità in esso contenute.

Wikipedia

Quando mandare il comunicato stampa?

Devi fare in modo che il beneficiario sia in grado di sfruttare i tempi. La regola è il buon equilibrio: se lo mandi troppo presto rischi di essere dimenticato, a ridosso dell’evento può diventare una comunicazione tardiva. Io direi massimo una settimana prima per appuntamenti da mettere in rassegna.

Per approfondire: trovare lavoro nelle digital PR

Come inviare un comunicato stampa

Queste sono le regole base per diffondere un documento utile ai giornalisti online, ai blogger e a tutte le persone che hanno bisogno di informazioni ufficiali per redigere un articolo, scrivere un post online.

Ma anche creare una campagna di influencer marketing, blog tour o di live tweeting. Il comunicato stampa, nelle digital PR ha una linfa completamente nuova. E deve essere sfruttata. Sei d’accordo?